Aufzeichnungen in einer Excel-Datei, ergänzt durch Einträge in einem Terminkalender, erfüllen nicht die Anforderungen an ein durch die Finanzämter anzuerkennendes Fahrtenbuch. So hat das Hessische Finanzgericht mit Urteil vom 1. Dezember 2008 entschieden (Az.: 13 K 2874/07).

Mit einem elektronischen Fahrtenbuch wäre das sicher nicht passiert.

Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH, in dessen Dienstvertrag vereinbart war, dass er den ihm überlassenen Dienstwagen auch privat nutzen durfte, machte von dieser Möglichkeit nach eigenen Angaben aber keinen Gebrauch.

Als Nachweis wurde dem Prüfer bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung eine Excel-Tabelle vorgelegt, in welcher akribisch sämtliche Dienstfahrten mit Datum, Anlass, dem Beginn und Ende der Fahrt, den zurückgelegten Kilometern und Kilometerständen aufgezeichnet waren.

In einer für Privatfahrten vorgesehenen Spalte wurde fortlaufend eine Null eingetragen. Zur Ergänzung wurden dem Prüfer der Terminkalender des Klägers überlassen, aus welchem mit Datum, Uhrzeit und Namensnennung entnommen werden konnte, wen er wann mit seinem Dienstwagen aufgesucht hatte.

All das reichte dem Finanzamt nicht aus. Es erkannte das Fahrtenbuch nicht an und es wurde ein privater Nutzungsanteil in Höhe der sogenannten Ein-Prozent-Regelung errechnet. Dadurch wurde das zu versteuerndes Einkommen des Geschäftsführers entsprechend erhöht.

Die Klage des Geschäftsführers wurde zurückgewiesen. Eine Revision gegen die Entscheidung ließ das Gericht nicht zu.


Fazit:
Hier wurde ein riesiger Aufwand betrieben, um im Endergebnis festzustellen, dass auch umfangreiche Aufzeichnungen durchaus zum Ansatz der 1%-Regelung führen können. So hat der Geschäftsführer nicht nur viel Zeit vertan, er trägt auch noch die Kosten des gesamten Verfahrens und kommt auch um eine Neuberechnung seiner Einkommensteuer nicht herum.

All das hätte mit einfachen Mitteln und geringen finanziellen Aufwand (der auch noch als Betriebsausgabe für die GmbH azusetzten gewesen wäre), vermieden werden können. Einfach mit dem elektronischen Fahrtenbuch.